SwissQRCode: QR-Rechnungen in Excel erstellen

Funktionen

• Swiss Made Software: Entwickelt und betrieben in der Schweiz
• Datenschutz garantiert: Ihre Rechnungs- und Kundendaten verlassen Ihren Rechner nie
• Einmalkosten: Keine monatlichen Abonnements, lebenslange Nutzung
• Keine Buchhaltungssoftware nötig: Funktioniert direkt in Excel
• ISO 20022 konform: Von allen Schweizer Banken akzeptiert
• PDF/A-3-Ausgabe: Rechnung und QR-Zahlteil in einer archivtauglichen PDF/A-3b-Datei, sofern Excel das Rechnungsblatt als PDF/A exportiert
• Automatische Validierung: Prüfung aller Eingaben inklusive IBAN und Bankdaten
• Vollständig anpassbar: Ihre Vorlagen, Ihr Erscheinungsbild, Ihre Formeln

Herunterladen und aktivieren

Nach dem Kauf im Shop können Sie das Installationsprogramm aus dem Profilbereich herunterladen. Hinweis: Das Installationsprogramm ist mit einem Extended-Validation-Zertifikat (EV) digital signiert. Windows zeigt Advans IT Solutions GmbH als verifizierten Herausgeber an.

1. Installieren: Installationsprogramm herunterladen, ausführen, fertig. Das Add-In erscheint automatisch in Excel.
2. Aktivieren: Lizenzschlüssel aus der separaten Lizenz-E-Mail eingeben (nicht aus der Bestellbestätigung). (Weitere Details: Lizenzaktivierung)
3. Rechnung erstellen: Excel-Vorlage öffnen, Daten eingeben, auf die Schaltfläche "QR-Rechnung generieren" klicken. Das PDF mit QR-Code ist fertig.

Systemanforderungen

• Windows: 10 ab Version 20H2 oder 11, mit installiertem .NET Framework 4.8.1. Empfohlen wird eine aktuell unterstützte Windows-11-Version
• Excel: 2013 SP1, 2016, 2019, 2021 oder Microsoft 365 Desktop
• .NET Framework: 4.8.1 oder neuer. Vor der Installation separat installieren, falls nicht vorhanden. Das Installationsprogramm prüft diese Voraussetzung, installiert .NET aber nicht.
• VSTO Runtime: Microsoft Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime. Zum Laden des Add-Ins erforderlich und bei Bedarf separat zu installieren. SwissQRCodeSetup.exe prüft beide Ansichten der Registrierung und blockiert bei fehlender Runtime. Die direkte MSI-Installation prüft VSTO nicht. Keines der beiden Installationsprogramme installiert die Runtime.

Nicht unterstützt: Microsoft 365 Online (browser-basiert), Office für Mac

Lizenzierung

• Einmalkauf: Keine Abonnements, keine versteckten Kosten
• Pro Arbeitsplatz: Eine Lizenz pro Rechner, nutzbar von allen Windows-Benutzern dieses Rechners
• Nutzung: Sie nutzen die erworbene Version zeitlich unbeschränkt
• Lizenzbedingungen: Es gelten die AGB für den Onlineshop und die Lizenzbedingungen SwissQRCode

Detaillierte Funktionsübersicht

QR-Rechnung Alle Referenztypen: QRR, SCOR, NON (ohne Referenz) CHF und EUR Währungen Automatische Referenztyp-Erkennung QR-Code mit Schweizer Kreuz PDF/A-3b-Ausgabe mit QR-Zahlteil, sofern Excel das Rechnungsblatt als PDF/A exportiert	Excel-Integration Eigene Registerkarte im Excel-Menüband Funktioniert mit Ihren bestehenden Vorlagen Formeln und Berechnungen möglich Mehrere Arbeitsblätter unterstützt Benannte Bereiche für flexible Layouts
Validierung IBAN-Prüfung (Modulo-97) Referenznummer-Prüfung Bankabfrage über SIX Group Bankverzeichnis Adressvalidierung Detaillierte Fehlermeldungen	Für Unternehmen Unbeaufsichtigte Installation (/quiet) Verteilung über SCCM/Intune Unterstützung für Gruppenrichtlinien Keine Administratorrechte für die Nutzung Offline-Betrieb möglich

Die Swiss QR-Rechnung

Die QR-Rechnung ist seit 30. Juni 2020 der standardisierte Einzahlungsschein in der Schweiz und ersetzt die roten und orangen Einzahlungsscheine. Im Swiss QR Code sind alle relevanten Informationen für eine automatische Zahlung und Verbuchung enthalten.

Offizielle Information: einfach-zahlen.ch

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Technische Dokumentation

Detaillierte Anleitungen für Installation, Konfiguration und Fehlerbehebung.

Inhaltsverzeichnis

• Installation
• Lizenzaktivierung
• Verwendung
• Referenztypen im Detail
• Vorlagenanpassung
• Häufige Probleme
• Datenschutz
• Verteilung im Unternehmen

Installation

1. Microsoft Excel schliessen
2. Installationsprogramm ausführen und den Anweisungen folgen
3. Excel öffnen: "SwissQRCode" erscheint als eigene Registerkarte im Menüband

Nach der Installation:

• Desktop-Verknüpfung: "SwissQRCode Vorlage"
• Vorlagen-Ordner: %USERPROFILE%\Documents\SwissQRCode\

Deinstallation

Windows-Einstellungen → Apps → Installierte Apps → "SwissQRCode" suchen → Deinstallieren. Die Deinstallation entfernt die Aktivierung auf diesem Rechner. Ihr Lizenzschlüssel bleibt gültig. Nach einer Neuinstallation geben Sie ihn erneut ein. Bei einem Update bleibt die Aktivierung erhalten.

Lizenzaktivierung

Online-Aktivierung (Standard)

1. Excel öffnen: Das Add-In erkennt die fehlende Lizenz
2. Lizenzschlüssel aus der separaten Lizenz-E-Mail eingeben (nicht aus der Bestellbestätigung)
3. Die Aktivierung erfolgt automatisch

Offline-Aktivierung

Für Rechner ohne Internetzugang:

1. Das Add-In zeigt auf dem Offline-Rechner einen kurzen Gerätecode an.
2. Öffnen Sie auf einem beliebigen Gerät mit Internet die Offline-Aktivierung.
3. Geben Sie den Lizenzschlüssel und den Gerätecode ein.
4. Sie erhalten einen Antwortcode.
5. Geben Sie den Antwortcode im Add-In ein. Die Aktivierung wird lokal geprüft, ohne Internet auf dem Offline-Rechner.

Danach funktioniert SwissQRCode auf diesem Rechner vollständig offline. Eine zeitlich begrenzte Lizenz endet einfach am hinterlegten Ablaufdatum.

Verwendung

QR-Rechnung erstellen

1. Excel-Vorlage öffnen (Desktop-Verknüpfung "SwissQRCode Vorlage")
2. Pflichtfelder ausfüllen: IBAN, Name, Adresse
3. Optional: Betrag, Referenznummer, Debitor, Mitteilung
4. Auf der Registerkarte "SwissQRCode" auf die Schaltfläche "QR-Rechnung generieren" klicken
5. Ein Dialogfeld fragt, wo das PDF gespeichert wird. Vorgeschlagen wird der Dateiname Swiss_QR_Rechnung.pdf.

Datenfelder

Pflichtfelder:

• IBAN: Schweizer oder Liechtensteiner IBAN (CH/LI)
• Name des Kreditors (max. 70 Zeichen)
• Adresse: Strasse + Hausnummer
• Adresse: PLZ + Ort
• Land (2-Buchstaben-Code oder ausgeschriebener Name, z.B. CH oder Schweiz)

Optionale Felder:

• Betrag (0.01 bis 999'999'999.99, leer = offener Betrag)
• Referenznummer (QRR oder SCOR)
• Debitor-Adresse
• Mitteilung (max. 140 Zeichen)

Referenztypen im Detail

QRR: Rechnung mit automatischer Zahlungszuordnung

Für Rechnungen, bei denen die Zahlung automatisch der Rechnung zugeordnet werden soll (Nachfolger des orangen Einzahlungsscheins / ESR). Braucht eine QR-IBAN von Ihrer Bank.

• Format: 27 Ziffern mit Prüfziffer
• Beispiel: 210000000003139471430009017
• Nur mit QR-IBAN (Stellen 5-6 = "30" oder "31")
• Wichtig: Zelle muss als TEXT formatiert sein!

SCOR: Rechnung mit strukturierter Referenz (international)

Strukturierte Referenz nach internationalem Standard (ISO 11649, „RF…“), zusammen mit einer normalen IBAN. Ermöglicht ebenfalls den automatischen Abgleich, ohne QR-IBAN.

• Format: RF + 2 Prüfziffern + Referenz
• Beispiel: RF18539007547034
• Standard: ISO 11649
• Nur mit normaler IBAN

NON: einfache Rechnung ohne Referenz

Für einfache Zahlungen ohne strukturierte Referenznummer (z.B. einmalige oder kleine Rechnungen, Spenden, Privatabrechnungen). Der Zahler überweist auf Ihre normale IBAN. Die Zuordnung erfolgt manuell (Name/Betrag) oder über die freie Mitteilung.

• In der Auswahlliste für den Referenztyp NON wählen oder das Referenzfeld einfach leer lassen
• Mit beiden IBAN-Typen möglich

Automatische Erkennung

Das Add-In erkennt den Referenztyp automatisch:

• 27 Ziffern → QRR
• Beginnt mit "RF" → SCOR
• Leer → Keine Referenz

Währung (CHF oder EUR)

Eine Swiss QR-Rechnung erlaubt ausschliesslich CHF oder EUR. Das Add-In ermittelt die Währung in dieser Reihenfolge:

1. Optionale Zelle «currency» (benannter Bereich): Steht dort CHF oder EUR, gewinnt dieser Wert immer. Jeder andere Wert (z.B. USD) wird abgewiesen. Es entsteht kein PDF, damit Rechnungs- und QR-Währung nie auseinanderlaufen.
2. Sonst: Zahlenformat der Betragszelle «amount». Erkannt werden:
   • CHF: das Locale-Währungstoken [$CHF-807] sowie die Schreibweisen CHF, Fr., SFr
   • EUR: das Locale-Währungstoken [$EUR-407] sowie EUR, €
   Eine ausdrücklich fremde Währung (z.B. ein Token [$USD-409]) wird ebenfalls abgewiesen statt stillschweigend ersetzt.
3. Sonst: Standard CHF. Ist weder eine «currency»-Zelle noch ein erkennbares Währungsformat vorhanden, verwendet das Add-In CHF und zeigt einen kurzen Hinweis an.

Die mitgelieferte Vorlage ist bereits korrekt formatiert (Token [$CHF-807]). Hier erscheint kein Hinweis. Setzen Sie die Währung selbst so: Betragszelle markieren → Rechtsklick → Zellen formatieren → Währung → CHF bzw. EUR wählen. Damit legt Excel automatisch das passende Token an.

Hinweis: Ein reines Währungs-Symbol ohne Kürzel (z.B. nur «Fr.» als Text in einer Nachbarzelle) genügt nicht. Massgebend ist das Zahlenformat der Zelle «amount» selbst.

Vorlagenanpassung

Die Excel-Vorlage kann vollständig an das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens angepasst werden. Das Add-In liest die Daten über benannte Bereiche. Layout, Farben, Schriften und Logos sind frei gestaltbar.

Anpassungsmöglichkeiten

• Farben, Schriften, Logos
• Zusätzliche Felder und Formeln
• Mehrere Arbeitsblätter
• Mehrsprachige Versionen
• Zellschutz und Validierung
• Auswahllisten für Benutzereingaben

Dynamische Beträge

Das Betragsfeld kann eine Formel enthalten, z.B. =SUMME(B10:B20)*1.081 für Gesamtbetrag mit MwSt.

Individuelle Vorlagen

Für komplexe Anforderungen bieten wir einen Anpassungsservice an. Kontaktieren Sie uns für ein Angebot.

Häufige Probleme

Referenznummer wird als 2.1E+26 angezeigt

Excel rundet Zahlen mit mehr als 15 Stellen. Lösung:

1. Zelle leeren
2. Zelle als TEXT formatieren (Rechtsklick → Zellen formatieren → Text)
3. Referenznummer erneut eingeben

Alternative: Apostroph voranstellen: '210000000003139471430009017

"Lizenzschlüssel nicht gefunden"

• Prüfen Sie den Schlüssel aus Ihrer separaten Lizenz-E-Mail (nicht aus der Bestellbestätigung).
• Er hat die Form SWQR-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX.
• Die Lizenz-E-Mail kommt nach der Zahlung. Prüfen Sie auch den Spam-Ordner. Fehlt sie, schreiben Sie an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein..

Add-In erscheint nicht in Excel

1. Datei → Optionen → Add-Ins
2. Unten: Verwalten → COM-Add-Ins → Los
3. SwissQRCode aktivieren

PDF wird nicht erstellt

• Excel-Datei in Ordner mit Schreibrechten speichern
• Mindestens 10 MB freien Speicherplatz sicherstellen

IBAN-Referenz-Kombination ungültig

QRR-Referenzen funktionieren nur mit QR-IBAN, SCOR-Referenzen nur mit normaler IBAN. Prüfen Sie Ihren IBAN-Typ (Stellen 5-6).

Datenschutz und Sicherheit

Lokale Datenbearbeitung

SwissQRCode bearbeitet alle Daten ausschliesslich lokal auf Ihrem Rechner:

• IBAN-Validierung: Lokale Berechnung
• QR-Code-Generierung: Lokal
• PDF-Erstellung: Lokal
• Keine Übertragung von Rechnungs- oder Kundendaten

Automatische Bankverzeichnis-Aktualisierung

Beim Start aktualisiert das Add-In das Bankverzeichnis automatisch im Hintergrund über die öffentliche SIX Group API. Dabei werden keine Personendaten übertragen. Ohne Internetverbindung wird die mitgelieferte Version verwendet.

Datenübermittlung bei der Lizenzprüfung

Für die Online-Aktivierung und die Lizenzprüfung übermittelt das Add-In den Lizenzschlüssel, eine Gerätekennung (Hardware-Hash) und die Version des Add-Ins an den Lizenzserver der Advans IT Solutions GmbH. Der Lizenzserver bewahrt dabei auch die IP-Adresse befristet auf. Rechnungs- und Kundendaten aus Ihren Excel-Dateien werden nie übertragen.

Verteilung im Unternehmen

Unbeaufsichtigte Installation

SwissQRCodeSetup.exe /quiet

Unbeaufsichtigte Deinstallation

SwissQRCodeSetup.exe /uninstall /quiet

Verteilung über SCCM/Intune

• Installationsprogramm: SwissQRCodeSetup.exe /quiet
• Deinstallationsprogramm: SwissQRCodeSetup.exe /uninstall /quiet
• Erkennungsmethode: Registrierungsschlüssel HKLM\Software\Microsoft\Office\Excel\Addins\SwissQRCode

Alle Parameter des Installationsprogramms

Parameter	Beschreibung
(keine)	Normale Installation mit Benutzeroberfläche
/quiet	Unbeaufsichtigt, ohne Benutzeroberfläche
/passive	Nur Fortschrittsbalken
/uninstall	Deinstallation
/log <pfad>	Protokolldatei erstellen
/repair	Installation reparieren

Für die Verteilung über Gruppenrichtlinien mit MSI kontaktieren Sie den Support.

Standards und Compliance

• ISO 20022: Internationaler Standard für Zahlungsnachrichten
• Swiss Payment Standards: Spezifikationen der SIX Group
• PDF/A-3 (ISO 19005-3, Stufe B): Archivformat der fertigen PDF-Datei, sofern Excel das Rechnungsblatt als PDF/A exportiert. Ist das nicht möglich, weist SwissQRCode darauf hin und speichert ein normales PDF nur mit Ihrer Zustimmung.

SwissQRCode verwendet die etablierte, quelloffene Codecrete.SwissQRBill-Bibliothek und basiert vollständig auf den Swiss Payment Standards.

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Lizenz aktivieren Offline-Aktivierung

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